Fallstudie · NaschNatur GmbH
Das Betriebssystem
Eine schnell wachsende Firma mit zwölf Leuten, ohne zentrale Aufgabenverwaltung, ohne Projektmanagement, ohne OKR-System. Ich habe eines entworfen und gebaut, alle daraufgeholt und es mit den Werkzeugen drumherum verbunden.
Der Ausgangszustand
Als ich anfing, hatte NaschNatur keinen zentralen Ort, an dem die Arbeit lag. Kein Aufgabensystem. Kein Projektsystem. Keine OKRs. Zwölf Leute, eine schnell wachsende Marke — und Abstimmung in dem Kanal, in dem das jeweilige Gespräch zufällig begonnen hatte.
Das ist für eine Firma in dieser Phase völlig normal, und es funktioniert genau so lange, bis es das nicht mehr tut. Was zuerst bricht, ist nicht der Einsatz — alle arbeiten hart — sondern die Antwort auf die Frage, wem etwas gehört und wovon es ein Teil ist. Ohne die werden Prioritäten ständig neu entschieden, und nichts summiert sich zu etwas auf.
Was ich gebaut habe
Gezeichnet statt gescreenshottet — der Workspace selbst gehört mir nicht zum Zeigen. Die Struktur ist ohnehin der Teil, der sich übertragen lässt.
Ein zusammenhängendes System in Notion für Aufgaben, Projekte, Zuständigkeiten, Workflows, OKRs und Content-Prozesse. Zusammenhängend ist dabei das entscheidende Wort: Sechs getrennte Datenbanken sind ein Nachmittag und helfen niemandem. Der Wert liegt darin, dass aus einem Konzept eine Aufgabe wird, innerhalb eines Projekts, das auf ein Ziel einzahlt — mit einer namentlich zuständigen Person auf jeder Ebene.
Um dieses Rückgrat herum habe ich Slack von Grund auf eingeführt und Google Workspace für die Firma aufgesetzt, als Ersatz für Microsoft — und die drei anschließend per Automatisierung verbunden, damit Informationen nicht mehr von Hand hin- und hergetragen werden mussten.
Der schwierige Teil war nie die Software
Ein Notion-System zu entwerfen ist ein Wochenende. Zwölf Leute dazu zu bringen, ihre bestehenden Gewohnheiten aufzugeben und echte Arbeit an einen neuen Ort zu legen, ist die eigentliche Aufgabe — und die ist größtenteils nicht technisch.
Was es hat halten lassen: Das System musste vom ersten Tag an schneller sein als das, was es ersetzt hat, nicht erst, wenn es alle gelernt haben. Alles, was jemandem den Dienstag schwerer macht und dafür in sechs Monaten bessere Auswertungen verspricht, wäre still liegen gelassen worden — zu Recht.
Der Ablauf der Arbeit
Dieselbe Reihenfolge würde ich überall fahren — und sie ist der übertragbare Teil dieser Fallstudie.